بودجه بندی چیست؟

بودجه بندی چیست؟کاربرد بودجه چیست؟

در این مقاله در مورد مبانی و مقاصد بودجه‌بندی و ارکان تشکیل‌دهنده اون‌ها صحبت می‌کنیم و درنهایت وظایف بودجه‌بندی رو بیان می‌کنیم .

مبانی بودجه‌بندی بودجه یک طرح مقداری مشروح و کامل به‌منظور استفاده از منابع واحد تجاری در دوره‌ای معین است.

ویژگی های بودجه:

1. مقداری بودن
2. با واحد تجاری مشخصی ارتباط داشتن
3. دوره معینی را در آینده تحت پوشش قرار دادن.

بودجه در اصل شامل جریان ورود درآمدها به واحد تجاری و جریان خروج مربوط به مخارج آنهاست.

• منظور از مقداری بودن کلیه پروژه‌ها و فعالیت‌های طرح‌ریزی‌شده واحد تجاری با یک واحد مشترک اندازه‌گیری مانند پول یا تعداد و یا مقدار خاص شمارش می باشد.

2-1-  منظور از ارتباط با واحد تجاری مشخص این است که: بودجه معمولاً برای واحد واحدی تهیه می‌شود که به‌روشنی در بودجه تعریف شده باشند. برای بودجه‌بندی می‌توان بخش کوچکی از واحد تجاری را به عنوان واحد بودجه انتخاب کرد، مثلاً ممکن است بودجه‌ای برای شعب و دوایر مختلف ادارات داشته باشیم، واحد بودجه ممکن یک پروژه و یا یک واحد تجاری خاص و یا حتی یک ارگان و یا دولت باشد. قبل از شروع مرحله تهیه و تنظیم بودجه لازم است که واحد بودجه دقیقاً تعریف و مشخص شود که چه دوره معینی از آینده را شامل می شود.

3-1-  بسیاری از ارقام مالی تنها در قالب دوره‌های مشخص مفهوم روشن دارد اما در حسابداری باید همواره دوره مالی دقیقی معین شود. بودجه باید نتایج مالی برنامه و فعالیت‌های طرح‌ریزی‌شده را در یک دوره مالی ارائه کند. بودجه‌های سالانه معمولاً متداول تر هستند. زیرا با گزارش‌های الزامی واحد تجاری که برای سهام‌داران و یا استفاده‌کننده گان تهیه می شود قابلیت مقایسه دارند.

برای کسب نتایج واقعی با طرح‌ها و برنامه‌ها معمولا بودجه را به دوره‌های کوتاه‌تر سه ماهه، ماهیانه و یا هفتگی تقسیم بندی می کنند.

هر چند که می توان بودجه را برای مدتهای طولانی تر نیز تهیه کرد مثلاً:  دو یا سه سال، بستگی به ماهیت بودجه و طرحی دارد که برای آن بودجه تهیه کرده ایم. در اغلب موارد بودجه سالانه به دوره‌های کوتاه‌تر تقسیم می‌شود.

 برخی از بودجه های حساس مانند بودجه نقدی ، هفتگی یا حتی روزانه تهیه می شوند، بودجه‌های کوتاه‌مدت معمولاً امکان واکنش سریع‌تری را در قبال مسائل فراهم می‌کند.

مقاصد بودجه‌بندی:

1. طرح‌ریزی دوره‌ای
2. هماهنگی و همکاری و ارتباط واحدهای مختلف
3. به مقدار درآوردن پیشنهادات
4. چارچوبی برای ارزیابی فعالیت
5. آگاهی روشن از اقلام بهای تمام شده
6. الزامات قانونی
7. فعالیت واحد تجاری واحد تجاری به سمت اهداف روشن.

طرح ریزی:

 برخی از مدیران، طراحان فعالی هستند که برای فعالیت‌ها و وظایف جدید طرح‌ریزی می‌نمایند و به طور مداوم در طرح‌های تهیه‌شده قبلی تجدیدنظر  می نمایند و آن را با زمان منطبق می کنند. در مقابل عده‌ای از مدیران به طرح‌ریزی علاقه‌ای ندارند و درنتیجه وقت زیادی را صرف آن نمی‌کنند. بودجه‌بندی معمولاً طرز تلقی این دو گروه را به وسیله ایجاد یک چهارچوب رسمی طرح‌ریزی و به یکدیگر نزدیک می کنند.

 زیرا حتی مدیرانی که علاقه ای به طرح‌ریزی ندارند، ناگزیرند که موعدهای زمانی تنظیم و ارائه بودجه را رعایت کنند اگرچه طرح‌ریزی به‌تنهایی موفقیت واحد تجاری را تضمین نمی‌کند اما این فرآیند پیش نیاز الزامی برای بسیاری از فعالیت‌ها است.

هماهنگی و همکاری و ارتباط فرآیند بودجه‌بندی:

 وسیله‌ای برای تبادل نظر و ایجاد هماهنگی بین هدف‌های مدیران سطوح مختلف واحد تجاری است.در مرحله بررسی و تجدیدنظر بودجه معمولاً برنامه‌های تکراری غیرضروری یا مضر قبل از تصویب نهایی بودجه حذف می‌شوند و یا به حداقل می‌رساند.

به مقداری درآوردن پیشنهادات:

 اندازه‌گیری منافع و مخارج پروژه‌ها مستلزم مقداری کردن آن‌هاست. واحدهای تجاری برای این اندازه‌گیری از پول استفاده می‌کنند.

چارچوب ارزیابی فعالیت:

می توان از بودجه برای ارزیابی فعالیت‌های گذشته استفاده کرد چون بودجه برآوردی از فعالیت‌های آینده است. به‌عبارت‌دیگر کارآیی و اثربخشی مدیریت را در هر یک از بخش‌های واحد تجاری می‌توان از مقایسه عملکرد واقعی با پیش‌بینی‌های بودجه، مورد ارزیابی قرار داد.

آگاهی از بهای تمام شده:

مدیران و حسابداران مدیریت معمولاً نتایج تصمیم‌گیری و فعالیت را از نقطه‌نظر بهای تمام‌شده آن ارزیابی می کنند، درحالی‌که ممکن است این امر در مورد سایر مدیران صادق نباشند مثلاً مدیر تولید به برنامه‌ریزی ترکیب محصولات و مدیر بازاریابی به فروش اهمیت می دهد، ضمناً این مدیران ممکن است غالباً ارتباط بین مخارج و منافع یک فعالیت را نادیده بگیرند اما در هنگام تنظیم بودجه، همه مدیرانی که مسئولیت برآورده بودجه را دارند ناگزیر مخارج و منافع حاصل از اجرای پروژه و فعالیت ها را مقایسه می کنند.

پس آگاهی از بهای تمام شده مبنای مشترکی را برای تفاهم و برقراری ارتباط بین مدیران مختلف فراهم می کنند.

الزامات قانونی:

 بسیاری از سازمان‌ها، از لحاظ قانونی ملزم به تهیه بودجه هستند. زیرا در غیر این صورت وجوهی برای اجرای عملیات خود در اختیار نخواهند داشت. برخی از واحدهای تجاری هم به هنگام عقد قراردادهای وام ملزم به تهیه و اجرای بودجه هستند .

هدایت فعالیت‌ها به سمت اهداف:

 اهداف واحدهای تجاری بسیار کلی هستند و نمی شود آنها را در قالب مشخصی بیان کرد، ولی عمدتاً تحصیل سود و نگهداری نقدینگی در اولویت واحدهای تجاری است.

 قبل از هرچیز باید هدف عملیاتی واحد تجاری مشخص شود، برخی از واحدهای تجاری هدف‌های خود را مشخص نمی‌کنند و اغلب آن‌هایی نیز که به این عمل مبادرت می‌نمایند تنها به ذکر اهداف کلی اکتفا می‌کنند.

در چنین مواردی هر یک از مدیران و سرپرستان بر مبنای هدف‌های غیر مدون و احتمالاً ناهماهنگ عمل می‌کنند که حتی امکان دارد با هدف‌های کلی واحد تجاری در تضاد باشد.

 پیروی از این‌گونه روش‌ها مسلماً موجب تخصیص مطلوب منابع محدود نخواهد شد بنابراین اولین اقدام معقول یک بودجه‌بندی مؤثر و شرح دقیق اهداف است. سپس هر یک از بخش‌های تابعه هدف‌های مشخص و عملیاتی خود را بر مبنای هدف کلی به صورت کتبی تدوین می‌نمایند.

وظایف بودجه:

1. طرح‌ریزی
2. کنترل در طرح‌ریزی

در طرح ریزی :کلیه مراحل بودجه از نقطه شروع فکر تا مرحله برآورد بودجه بیان می‌شود و زمان نسبتاً طولانی به آن اختصاص می یابد ضمناً طرح‌ریزی چارچوبی برای وظیفه دوم بودجه‌بندی یعنی کنترل فراهم می کند.

 وظیفه کنترل بودجه عبارت است از: مقایسه بین نتایج واقعی و پیش بینی‌های بودجه. این مقایسه بعد از فراهم شدن ارقام و اطلاعات حسابداری انجام پذیر است، مقایسه نتایج واقعی با ارقام مورد انتظار بودجه را غالباً گزارش عملیات می‌نامند.

 وظایف کنترل تنها به حداقل کردن بهای تمام شده محدود نمی‌شود بلکه در صورت وجود اختلاف بین نتایج واقعی و ارقام بودجه موجب اعمال نظارت بر عملیات و اتخاذ تدابیر اصلاحی نیز می گردد.

 به‌عبارت‌دیگر بودجه معیاری است که مدیران به کمک آن درآمدها و اقلام بهای تمام شده واقعی را ارزیابی می‌کنند.

بودجه جامع :

شامل دو قسمت است:

1. بودجه عملیاتی
2. بودجه مالی

انواع بودجه های عملیاتی شامل:

1. بودجه فروش
2. بودجه موجودی کالای آخر دوره
3. بودجه تولید می باشد که بودجه تولید خود به سه قسمت بودجه مواد دستمزد سربار تقسیم می شود
4. بهای تمام‌شده کالای فروش‌رفته بودجه شده
5. هزینه‌های اداری بودجه شده مانند هزینه‌های فروش و بازاریابی
6. سود خالص عملیات بودجه شده
7. بودجه اقلام غیر عملیاتی سود خالص.

 انواع بودجه های مالی:

1. طرح‌های تأمین مالی بودجه مخارج سرمایه‌ای
2. بودجه نقدی ترازنامه بودجه شده
3. صورت گردش وجوه نقد بودجه شده